Tan importante como la preparación personal de cada vocero o vocera, en técnicas de lenguaje y comunicación, es la planificación de las condiciones en las que se dará el contacto con la prensa.
Por eso, hoy abordamos el tema de la organización de una conferencia de prensa, un herramienta que a pesar del boom de los canales digitales, sigue teniendo un gran rol en la comunicación de las organizaciones.
Estos son siete pasos a seguir para organizar una conferencia de prensa exitosa:
1 Definir tema y objetivos
Toda conferencia de prensa deberá tener un enfoque específico. Aún si la prensa llega al evento con interés en diferentes asuntos, no se pueden desarrollar todos al mismo tiempo, pues causaría confusión y desorden. Por eso, es necesario plantear el objetivo de la conferencia. Estos pueden ser: dar un anuncio de interés, presentar un producto/servicio, dar inicio a una campaña, etc.
2 Elegir a los periodistas
De acuerdo al tema a desarrollar, conviene identificar a los periodista especializados que estarán más interesados en darnos cobertura y realizar una publicación a partir de la conferencia. Para esto podemos apoyarnos en nuestra base de datos y en periodistas con los que usualmente colaboramos.
3 Fecha y lugar
En cuanto a la fecha, lo más importante será no coincidir con fechas festivas o acontecimientos importantes, de otra manera será muy difícil lograr la cobertura deseada. Además de esto, si nuestro público objetivo son medios especializados como revistas quincenales o mensuales, tendremos que tener presente las fechas de cierre. Al mismo tiempo, al elegir el lugar es necesario considerar la accesibilidad y la conveniencia para los medios
4 Convocatoria y confirmación
A partir de la base de datos que elaboramos especialmente para esta actividad, el siguiente paso es contactar a los periodistas. Recordemos que los medios buscan hechos novedosos, actuales y que sean relevantes de acuerdo al contexto. Por eso, la forma en que le presentemos el tema al periodista debe ser lo más atractiva posible. Más adelante, en los días previos, deberemos solicitar la confirmación de los invitados para tener un cálculo aproximado de los asistentes.
5 Materiales de apoyo
Estos tienen que ser preparados con anticipación. Tanto los que utilicen en la presentación a manera de soporte, como el material informativo que en ocasiones se distribuye entre los periodistas asistentes. Tengamos presente que los materiales de apoyo son solo un complemento, por lo que no deben ser causa de distracción.
6 Orden y protocolo
Sabemos que las formas son tan importantes como el fondo, por lo que un desarrollo ordenado de la conferencia siempre dará una mayor impresión de seriedad. Asimismo, si contamos con la presencia de personalidades invitadas en la mesa o panel, es importante tener en cuenta el orden de precedencia para ubicarlos.
7 Medir los resultados
Por último, al igual que toda acción de comunicación, se debe medir qué tan efectiva fue la conferencia de prensa. Para lo cual podemos aplicar algunos indicadores como el número de medios asistentes, la cantidad de impactos producidos, el espacio dedicado en cada medio y la equivalencia en valor publicitario.
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