Parte de la preparación de quien ejerce la vocería de una organización es prever la posibles situaciones que enfrentará en su contacto con los medios de comunicación, incluyendo las preguntas que estos puedan hacer. Por eso se elabora un documento especial conocido como Q&A, que facilita la tarea de entrenar al vocero. Conoce aquí cómo funciona esta útil herramienta de prensa y qué debes tener en cuenta para utilizarla.
¿Que significa Q&A?
En la jerga profesional de la comunicación corporativa y las relaciones públicas, Q&A proviene del inglés questions and answers, que se traduce literalmente como “preguntas y respuestas”. Pero no son cualquier tipo de preguntas. Son aquellas las que se espera que la prensa haga, y por ello buscamos anticiparnos preparando las respuestas más adecuadas.
Este documento se elabora en el área de prensa de una compañía -ya sea in house o a través de los servicios de una agencia-, en colaboración con el área de marketing y otras áreas de la organización en función de la información que se requiera.
Diferencia entre Q&A y mensajes clave
El documento que contiene los mensajes clave suele ser menos extenso, considera unas dos o tres ideas centrales y las desarrolla brevemente. Cuando se formulan los mensajes clave, la intención es comunicar todos ellos al público, mientras que, el Q&A es una herramienta de respaldo, de la cual no necesariamente se hará uso en su totalidad, pues contiene datos más específicos que podrán ser requeridos o no por el periodista.
¿Cómo elaborar un Q&A?
Un Q&A se puede elaborar sobre la organización de forma general, en base a su misión, visión, objetivos y los principales servicios que ofrece. De esta forma se prepara al vocero para hacer una breve presentación de la compañía, su historia y contexto actual. Por otro lado, también se elabora un Q&A para una entrevista o sobre un tema en específico. En este se incluyen preguntas más puntuales y respuestas más detalladas que pueden incluir información técnica.
Para hacer más eficaz esta herramienta, resulta muy útil pensar como periodista. Debemos buscar aquello que podría ser de interés para un artículo periodístico, lo noticioso, lo nuevo, lo destacado. Piensa en las 5 “w” del periodismo (por sus siglas en inglés: qué, quién, dónde, cuándo, cómo).
De otro lado, las cifras son de mucha ayuda para impactar con el mensaje y comunicar de una manera mucho más clara; por eso, procura pensar en las que puedan ser más llamativas, como la evolución en las ventas, crecimiento del mercado, la característica de un producto, entre otros.
Formatos de pregunta comunes
Durante una entrevista, conferencia o declaración ante la prensa, podemos encontrarnos con distintos tipos de preguntas de acuerdo al estilo del periodista o la línea editorial del medio. Estos son algunos de lo más comunes:
- Abiertas y cerradas. Son el tipo de preguntas más básicas. En las primeras tenemos la oportunidad de explayarnos más en nuestros mensajes clave. Mientras que, en las cerradas el periodista busca un dato más preciso, como una cifra, fecha, o la confirmación o negación de un hecho.
- En base a rumores. Se caracterizan por emplear frases como: “se está comentando que…», “algunas personas piensan…», entre otras. De esta manera, el medio trata de obtener información sobre un tema controversial, sin dejar de mostrarse en una posición neutral. Evitemos la confrontación y respondamos solo en base a los hechos comprobados.
- Repregunta con parafraseo. Sucede cuando el periodista comenta acerca de una frase mencionada por el vocero en una declaraciòn anterior. En ocasiones, esto puede tener como objetivo hacernos caer en contradicciones, por eso es importante estar atentos para corregir o aclarar cualquier término inexacto que se nos atribuya.
- Preguntas múltiples. A veces, el reportero hace más de una pregunta a la vez, ya sea porque se trata de temas relacionados o porque tiene un tiempo limitado para hablar con el vocero -como sucede en una conferencia de prensa-. Ante esto, podemos elegir la pregunta que más convenga para explicar primero y más ampliamente, pero sin olvidarnos de responder la otra.
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