En las relaciones con medios comunicación, brindar información de primera mano a los periodistas de forma efectiva es una tarea primordial; ya sea a través de las declaraciones por parte de los voceros oficiales, o a través de los materiales o soportes de apoyo. En este post te explicaremos todo lo que debes saber sobre una de esas herramientas: el dossier de prensa. al respecto.
¿Qué es un dossier y de qué está compuesto?
Es un documento compuesto por una serie de páginas, en ocasiones organizados en una carpeta, que sirve de presentación ante los medios de comunicación. Esta pieza de comunicación informativa busca contar brevemente los principales datos sobre la empresa, los antecedentes históricos y el contexto actual, cifras de mercado, los directivos, organizaciones aliadas, entre otra información relevante.
El objetivo del dossier es poner al alcance del periodista recursos adicionales a la nota de prensa que puedan ayudarlo a construir la noticia, plantear las preguntas para una entrevista o facilitar mayores datos para un artículo en profundidad. La forma de estructurar el dossier dependerá de cada empresa, puede ser en una sola unidad organizada en apartados o contener folletos separados para ciertos proyectos o actividades especiales de la organización. Para ocasiones específicas, como puede ser un evento o conferencia de prensa, suele ir acompañado de una nota de prensa.
Tono de comunicación e impacto visual
El principal objetivo de un dossier de prensa es brindar información, por ello, debemos evitar cualquier tipo de intención comercial en el tono del mensaje. No se trata de un catálogo para vender un producto o servicio. El contenido del dossier se debe redactar pensando en el periodista, en un estilo informativo y conciso, empleando datos y cifras que sean de valor para él.
Además, es importante que consideremos el impacto visual del dossier, los gráficos y fotografías llaman la atención y hacen más dinámica la lectura del documento. La idea es hacer más amigable y atractivo el material para el periodista.
¿Cómo elaborarlo?
Actualmente, en la web podemos encontrar múltiples recursos entre ejemplos y plantillas gratuitas para descargar. Por eso, no se requiere ser un diseñador gráfico profesional, solo algunos conocimientos básicos y un poco de criterio. Lo importante, en realidad, es el contenido. Estructurar la información, utilizar un lenguaje sencillo y claro, resaltar los puntos importantes y evitar los textos demasiado extensos, son algunos aspectos clave a tomar en cuenta.
Hoy es común que el dossier se presente en formato digital, ya sea enviándolo por correo o colocándolo en la sección de prensa del sitio web corporativo. Aún así, siempre es bueno tener también algunos ejemplares en físico. Para ello, no es necesario acudir a los servicios de una imprenta, existen opciones accesibles para imprimirlo desde la oficina, con buena calidad y a costo conveniente. -Tal es el caso de Canon y su línea de impresoras multifuncionales PIXMA G, que permiten imprimir sin bordes y aceptan distintos tipos de papel para los elementos visuales como un brochure o folleto.-
Actualización constante
Un dossier debería actualizarse al menos una vez al año. En este periodo las empresas pueden lograr nuevos objetivos, firmar acuerdos con nuevos aliados o tener cambios a nivel directivo y organizacional. La idea es que la información brindada a la prensa sea lo más actual y relevante posible.
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