No solo los voceros. Saber explicar un tema con claridad e impactar con el mensaje, es una cualidad valiosa en cualquier ámbito. Desde una reunión de trabajo, una exposición ante un auditorio o una aparición en una conferencia de prensa. Por eso, aquí te explicamos los principales aspectos que debes tener en cuenta si te enfrentas a una presentación oral.
1 Discurso claro y conciso
El mensaje de un vocero, especialmente cuando se trata de una situación de crisis, no puede dejar lugar a más de una interpretación. El lenguaje debe ser simple y directo, con una redacción precisa del discurso. El objetivo principal de una declaración es dejar clara la postura de la organización.
Tengamos en cuenta que el público tiene una capacidad de retención limitada. El mensaje debe ser puntual, considerando solo los puntos esenciales. La información detallada se puede ofrecer a través de otros medios, o ser brindada en caso los periodistas hagan las preguntas al respecto.
2 Reforzar mensajes clave
Las dos o tres ideas principales del discurso. Es importante que se reiteren en más de una ocasión, pues es lo que deseamos que se quede grabado en la memoria del público. Para esto, es muy útil la técnica de la respuesta + 1, la cual significa responder una pregunta y añadir un mensaje clave luego de ella.
En algunas organizaciones puede darse el caso de que, por cuestiones de conveniencia, hay más de una voz oficial. En esta situación, lo más importante es que los mensajes clave estén totalmente alineados. Puede ser que un vocero de información más especializada o técnica, pero la postura de la compañía es una sola.
3 Cuidar el lenguaje no verbal
Como ya hemos visto en anteriores posts, el lenguaje no verbal constituye más del 50% del mensaje en la comunicación. Por ello, es de vital importancia realizar un media training a toda persona que represente a la organización. Los medios detectarán cualquier señal o gesto que no vaya en concordancia con el discurso hablado.
Además de esto, debemos considerar la figura del portavoz. Algo que también tiene relación directa con la comunicación no verbal. La imagen personal de quien lleva el nombre de la empresa, debe ser cuidado y discreto, recordando que si bien lo más relevante es el mensaje, el impacto se complementa con el aspecto visual.
4 Disposición para el diálogo
Responder “sin comentarios” no es una opción. Si estás frente a un micrófono debes estar dispuesto a responder las preguntas que te hagan. Si no hay suficiente información para dar una respuesta detallada ese debe ser el mensaje. Lo importante es comunicar el estatus de la situación, si la investigación sigue en curso, debemos manifestarlo de forma transparente.
Es cierto que en ciertos casos se restringen los temas a tratar en una conferencia de prensa o entrevista, sin embargo, en casos de crisis no es posible dejar de lado los temas principales. De todas formas, los periodistas preguntarán y lo único que se logrará es exponer a la organización a una confrontación con los medios.
5 Control de emociones
En tiempos de crisis, el control de la situación es mínimo, lo cual naturalmente es causa de estrés y sobrecarga emocional. El o la portavoz que elija la empresa debe ser una persona serena que pueda transmitir estabilidad hasta en los momentos más complicados.
No obstante, el público que recibe el mensaje también busca un lado humano de la organización, por lo que el orador hábil es aquel que sabe combinar de manera equilibrada la parte racional y emocional en el discurso.
El vocero o vocera de toda organización, debe tener en cuenta estos cinco consejos para desempeñar un rol efectivo en una situación de crisis. Lo mejor es estar preparados, pues no sabemos cuándo podría iniciar una.
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