El final de cada año representa una época de cambios, proyecciones a futuro y festividades sociales que influyen en las actividades cotidianas de las organizaciones y pueden generar exposición -a veces involuntaria- en los medios de comunicación. Para tales casos es necesario que las personas encargadas de llevar la voz de una organización estén correctamente preparadas a través de un media training.
En este post explicamos cuáles son las cuatro situaciones más comunes que se dan a fin de año y cómo prepararnos para ellas.
1. Campañas sociales
Las festividades de fin de año siempre son un motivo para realizar campañas de ayuda social. En proyectos de gran envergadura o que suponen una importante innovación en beneficio de la sociedad, se puede generar el interés suficiente para lograr una cobertura de los medios de comunicación.
Así, quien hable en nombre de la organización necesita las habilidades de comunicación precisas para transmitir un verdadero compromiso social y explicar a detalle todos los aspectos de la campaña. Todo esto se puede trabajar a través de un adecuado media training.
2. Crisis de fin de año
Las crisis de fin de año son situaciones que no quisiéramos que sucedan, pero que siempre debemos tener en cuenta. Es más probable en algunos sectores que en otros. Por ejemplo, por estadísticas, son comunes los incendios en época de Navidad debido a la decoración con luces. También puede haber una crisis en una tienda por departamento, tras una promoción de ventas mal ejecutada.
Para estos posibles escenarios, debería estar preestablecido un comité de crisis con un vocero designado y entrenado constantemente. Pero sabemos que esto no siempre es posible, por lo que, en medio de una crisis el media training debe ser lo más intensivo y práctico posible. En este post anterior puedes revisar algunas ideas principales a tomar en cuenta en estos casos.
3. Balances y reportes anuales
Toda empresa que realiza un balance de sus actividades a lo largo del año cuenta con buen material que se puede comunicar. Esto normalmente se hace a través de reportes financieros, una memoria anual, reportes de responsabilidad social y diferentes documentos que se publican en los medios oficiales de la organización. Pero también puede haber la oportunidad de comentar estos resultados mediante una entrevista, ahí entra el media training.
El vocero debe, en estos casos, ser capaz de transmitir optimismo y confianza de cara al próximo año, apoyándose en los resultados del periodo que termina y en las proyecciones a futuro. Por ende, es necesaria una preparación en el uso de un lenguaje sencillo, sin tecnicismos y de forma concisa.
4. Cambios de directorio
En algunas empresas, la llegada de un nuevo año, también representa un cambio en la gestión administrativa. Esto significa que habrán nuevos representantes de la organización que deberán ser entrenados para el contacto con medios de comunicación.
Asimismo, como parte de las acciones de comunicación, especialmente en grandes empresas, se puede convocar a la prensa para la presentación del nuevo gerente o directorio. En este caso, también convendría ensayar un escenario de conferencia de prensa para causar una potente primera impresión ante los medios.
Estas situaciones, que suelen presentarse cada año, son una oportunidad para demostrar una adecuada preparación en el trato con medios y así poder transmitir nuestros mensajes con la mayor eficacia.
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